2022年7月，某市保密局和國土局開展測繪地理信息保密專項(xiàng)檢查時(shí)，發(fā)現(xiàn)轄區(qū)某縣水務(wù)局無法提供在省測繪地理信息局申領(lǐng)的全套涉密測繪成果。經(jīng)查，2018年7月，時(shí)任該縣水務(wù)局設(shè)計(jì)隊(duì)隊(duì)長的劉某從省測繪地理信息局購回1套秘密級的本縣地圖，未明確專人看管，也沒有建立圖紙使用、借閱、歸還、登記等相關(guān)保密管理制度，涉密測繪圖紙日常使用、借取隨意，管理混亂、交接不清，單位分管領(lǐng)導(dǎo)也未對涉密地圖及相關(guān)涉密載體加強(qiáng)管理，結(jié)果導(dǎo)致地圖遺失。由此可見，如何有效防止公司文件和圖紙外發(fā)，是企業(yè)數(shù)據(jù)保護(hù)工作的重中之重。以下是一些企業(yè)數(shù)據(jù)保護(hù)的要點(diǎn)，幫助企業(yè)構(gòu)建堅(jiān)固的數(shù)據(jù)防線。

一、采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)文件加密軟件
數(shù)據(jù)文件加密技術(shù)是防止數(shù)據(jù)泄露的重要手段。企業(yè)應(yīng)采用先進(jìn)的文件加密軟件，對公司文件和圖紙進(jìn)行文件加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸、存儲和使用過程中的安全性。文件加密技術(shù)可以有效地防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和篡改，保護(hù)企業(yè)數(shù)據(jù)不被非法獲取和利用。
二、建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)管理制度
企業(yè)應(yīng)建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)管理制度，明確數(shù)據(jù)和圖紙的保密等級、使用權(quán)限和存儲要求。通過設(shè)定明確的保密等級，對不同敏感度的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類管理，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用。同時(shí)，制定詳細(xì)的使用權(quán)限和存儲要求，規(guī)范員工的數(shù)據(jù)使用行為，減少數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)。
三、實(shí)施嚴(yán)格的訪問控制
訪問控制是防止數(shù)據(jù)泄露的關(guān)鍵措施。企業(yè)應(yīng)實(shí)施嚴(yán)格的訪問控制策略，對數(shù)據(jù)和圖紙的訪問進(jìn)行權(quán)限管理。通過設(shè)定用戶權(quán)限、身份認(rèn)證和訪問審計(jì)等措施，確保只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問和使用數(shù)據(jù)和圖紙。同時(shí)，對敏感數(shù)據(jù)的訪問進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常行為并采取措施。
四、加強(qiáng)員工的安全意識培訓(xùn)
員工是企業(yè)數(shù)據(jù)保護(hù)的第一道防線。因此，加強(qiáng)員工的安全意識培訓(xùn)至關(guān)重要。企業(yè)應(yīng)定期開展數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)活動，提高員工對數(shù)據(jù)保護(hù)重要性和緊迫性的認(rèn)識。通過培訓(xùn)，讓員工了解數(shù)據(jù)安全的基本知識、防范技巧和應(yīng)急處置方法，增強(qiáng)員工的自我保護(hù)能力和安全意識。
五、建立數(shù)據(jù)泄露應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制
即使采取了上述措施，也無法完全避免數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)。因此，企業(yè)應(yīng)建立數(shù)據(jù)泄露應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，以便在發(fā)生數(shù)據(jù)泄露事件時(shí)能夠迅速采取措施，減少損失和影響。應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制應(yīng)包括數(shù)據(jù)泄露的發(fā)現(xiàn)、報(bào)告、評估和處置等流程，確保在事件發(fā)生后能夠迅速啟動應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)控制事態(tài)發(fā)展。
綜上所述，有效防止公司文件和圖紙外發(fā)需要企業(yè)從多個(gè)方面入手，使用先進(jìn)的數(shù)據(jù)文件加密軟件、建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)管理制度、實(shí)施嚴(yán)格的訪問控制、加強(qiáng)員工的安全意識培訓(xùn)以及建立數(shù)據(jù)泄露應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制。這些措施共同構(gòu)成了企業(yè)數(shù)據(jù)保護(hù)的堅(jiān)固防線，有助于保護(hù)企業(yè)數(shù)據(jù)的安全性和保密性，維護(hù)企業(yè)的競爭力和市場地位。